Nella Risposta ad Interpello del 24 giugno 2024, n. 142, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti riguardo la corretta gestione dei documenti analogici ai fini della loro dematerializzazione.
Il caso in questione riguarda un’azienda che intende dematerializzare le note spese e i documenti giustificativi delle spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro. L’azienda vuole implementare un sistema informatico per la conservazione digitale di questi documenti, garantendo che le versioni digitali delle spese non siano modificabili dai dipendenti.
L’Agenzia delle Entrate, richiamando diversi documenti di prassi emanati nel tempo, chiarisce che:
- Ai sensi dell’art. 2, D.M. 17 giugno 2014 e dell’art. 3, D.P.C.M. 13 novembre 2014, qualsiasi documento informatico con rilevanza fiscale deve possedere caratteristiche di immodificabilità, integrità e autenticità.
- I giustificativi allegati alle note spese e le relative fatture elettroniche, trovando corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori soggetti agli adempimenti fiscali, sono considerati documenti analogici originali non unici.
Alla luce di queste considerazioni, l’Amministrazione finanziaria precisa che, se vengono adottati tutti gli accorgimenti necessari per una corretta digitalizzazione dei dati fiscalmente rilevanti, i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli informatici. Ciò implica che possono essere realizzati duplicati informatici di documenti ai sensi dell’articolo 23-bis del CAD e che l’intero processo può essere dematerializzato.