Rimborso dell’IVA corrisposta in altri Stati dell’Unione Europea

I soggetti passivi stabiliti nel territorio dello Stato, che hanno assolto nel 2021 l’imposta in un altro Stato membro in relazione a beni e servizi ivi acquisiti o importati, possono chiederne il rimborso entro venerdì 30 settembre 2022. La procedura di rimborso, disciplinata dalla Direttiva 2008/9/CE del 12 febbraio 2008, vede l’utilizzo del c.d. “portale elettronico” e, in estrema sintesi, vede l’invio telematico della richiesta all’Agenzia delle Entrate la quale, completato un primo controllo, provvede ad inoltrare la stessa all’amministrazione fiscale dello Stato comunitario competente.

di Flavia Gelmini – Dottore Commercialista

Le condizioni per poter presentare la richiesta di rimborso

Non è poi così infrequente che ad un soggetto passivo di imposta italiano venga addebitata dell’IVA estera; si pensi, ad esempio, alle spese di ristorazione, alle prestazioni alberghiere, agli acquisti di carburante o al caso di importazioni/acquisiti di beni non destinati a lasciare il territorio dello Stato estero. Per evitare che il soggetto passivo rimanga gravato in via definitiva (i.e. l’imposta diventi un costo) dell’IVA addebitata in un altro Stato estero, e che subisca quindi una doppia imposizione, viene prevista, al ricorrere di determinate condizioni, la possibilità di richiedere il rimborso dell’IVA estera.

La procedura di rimborso dell’imposta assolta in altri Stati membri della Comunità è disciplinata dalla Direttiva 2008/9/CE del 12 febbraio 2008 e, con riferimento all’ordinamento domestico, dall’articolo 38-bis1 del D.P.R. n. 633/72.

Legittimato ad accedere al rimborso è il soggetto passivo di imposta italiano che, guardando alla situazione in Italia, durante il periodo di riferimento del rimborso:

  • ha svolto attività d’impresa arte o professione;
  • non ha effettuato unicamente operazioni esenti o non soggette che non danno diritto alla detrazione ai sensi degli articoli 19 e seguenti del D.P.R. 633/72;
  • non si è avvalso del regime dei contribuenti minimi;
  • non si è avvalso del regime speciale per i produttori agricoli;

e che, guardando alla situazione nello Stato estero la cui IVA viene richiesta a rimborso:

  • non ha avuto (nel periodo di riferimento del rimborso) una stabile organizzazione nello Stato membro che deve eseguire il rimborso;
  • non ha effettuato (nel periodo di riferimento del rimborso) cessioni di beni o prestazioni di servizi il cui luogo di effettuazione si possa considerare nello Stato membro di rimborso, fatta eccezione per:
    • prestazioni di servizi di trasporto e di servizi accessori “non imponibili”;
    • cessioni di beni e prestazioni di servizi per le quali l’imposta è assolta con il meccanismo dell’inversione contabile dal cessionario o committente stabilito nello Stato di rimborso.

Modalità di presentazione della richiesta di rimborso

La richiesta può essere presentata esclusivamente in formato elettronico e secondo una delle seguenti modalità:

a. direttamente tramite i servizi Entratel/Fisconline

b. tramite gli incaricati alla trasmissione telematica

c. avvalendosi di soggetti delegati in possesso di adeguata capacità tecnica, economica, finanziaria e organizzativa

d. tramite le camere di commercio italiane all’estero che abbiano ottenuto il riconoscimento governativo.

Termine di presentazione della richiesta di rimborso

La richiesta deve essere tassativamente presentata entro il 30 settembre dell’anno solare successivo al periodo di riferimento, nei limiti e con la periodicità stabiliti dallo Stato membro competente.

Il predetto termine, previsto da una specifica disposizione comunitaria (l’articolo 15 della Direttiva 2008/9), ha carattere perentorio e, nell’eventualità dovesse cadere di sabato o in giorno festivo, non trova applicazione la disciplina interna (art. 7, comma 1, lettera h) D.L. n. 70/2011), che rimanda al primo giorno lavorativo successivo i versamenti e gli adempimenti che scadono di sabato o di giorno festivo (Sentenza n. 16692 del 3 luglio 2013 della Corte di Cassazione e nota pubblicata dall’Agenzia delle Entrate in data 12 settembre 2018 con riferimento al termine previsto per l’annualità 2017).

L’istanza si considera presentata entro il giorno in cui è completata la ricezione del file contenente i dati richiesti.

Il contribuente, che dovesse accorgersi di aver commesso un errore in una richiesta di rimborso già inviata, potrà presentare una seconda istanza, rispettando però le stesse modalità e lo stesso termine di presentazione della richiesta originaria.
FAQ pubblicate sul sito dell’Agenzia delle Entrate
nella sezione dedicata all’adempimento – Risposta n. 37
D. Nell’ipotesi in cui un’istanza di rimborso IVA venga scarta in prossimità della scadenza è possibile trasmetterla salvaguardandone la tempestività nei 5 giorni successivi?

R. Le istanze scartate che vengono ritrasmesse oltre i termini di scadenza sono comunque considerate tardive.

Periodo di riferimento ed importo minimo

Secondo quanto previsto della Direttiva 2008/9, il periodo di riferimento non può essere superiore a un anno civile o inferiore a tre mesi civili. Le richieste di rimborso possono, tuttavia, riguardare un periodo inferiore a tre mesi se questo rappresenta la parte residua di un anno civile. Se la richiesta di rimborso si riferisce ad un periodo di riferimento inferiore ad un anno civile ma non inferiore a tre mesi, l’importo dell’IVA che forma oggetto della richiesta di rimborso non puòessere inferiore a euro 400 o al controvalore in moneta nazionale. Se la richiesta si riferisce a un periodo di riferimento di un anno civile o alla parte residua di un anno civile, l’importo dell’IVA non puòessere inferiore a euro 50 o al controvalore in moneta nazionale.

Imposta che può essere chiesta a rimborso

Gli Stati membri:

  • riconoscono il rimborso dell’IVA addebitata al soggetto passivo italiano nella misura in cui i beni e servizi oggetto dell’acquisto risultano impiegati dal richiedente per effettuare operazioni soggette ad IVA in Italia;
  • negano il rimborso se, in relazione alle norme intere, esistono limitazioni del diritto alla detrazione dell’IVA (deve essere quindi verificata la legislazione nazionale dello Stato membro).

Non compete inoltre il rimborso:

  • per gli importi dell’IVA che, secondo la legislazione dello Stato membro di rimborso, sono stati indebitamente fatturati dal cedente o prestatore comunitario nei confronti del cliente italiano.
Esempio

La società tedesca X emette una fattura per servizi di consulenza alla società italiana Y addebitando (erroneamente) IVA tedesca. La società italiana Y non può recuperare l’imposta attraverso l’istanza di rimborso IVA in quanto trattasi di imposta erroneamente addebitata e, quindi, non dovuta. La società Y assolverà l’imposta in Italia con il meccanismo dell’inversione contabile e chiederà alla società tedesca l’emissione di una nota di credito al fine di ottenere lo storno dell’imposta.
  • per gli importi dell’IVA fatturati in relazione alle cessioni di beni che siano o possano essere “non imponibili” nello Stato membro di rimborso in quanto cessioni intracomunitarie di beni e cessioni all’esportazione con trasporto a cura del cessionario.

PRESENZA DI PRORATA DI DETRAZIONE IVA

Per poter ottenere il rimborso il soggetto passivo:

  • deve effettuare operazioni che danno diritto alla detrazione nello Stato membro in cui è stabilito;
  • se effettua sia operazioni che danno diritto alla detrazione sia operazioni che non conferiscono diritto alla detrazione, il rimborso è ammesso soltanto in misura pari al prorata di detraibilità IVA applicato nello Stato membro di stabilimento.
Esempio

Il prorata di detrazione della società italiana Y risulta essere, per l’anno 2021, del 80%. Nell’anno 2021 la società ha inviato del personale dipendente in Germania per attività di formazione ed ha ricevuto da un hotel di Berlino fattura con addebito di IVA tedesca per € 1.900. La società italiana Y ha diritto al rimborso dell’imposta per € 1.520 (€ 1.900*80%).
Se il contribuente dovesse verificare che alla fine dell’anno solare ha una percentuale di detrazione diversa (maggiore o minore), rispetto a quella utilizzata in modo provvisorio nel corso del medesimo anno, deve comunicare, entro l’anno solare seguente, la nuova percentuale di detrazione a tutti gli Stati membri a cui è stato chiesto il rimborso. La comunicazione dell’adeguamento della percentuale di prorata deve essere eseguita in via telematica utilizzando la specifica funzione presente nel portale elettronico.

Il contenuto della richiesta di rimborso

La prima schermata della richiesta.

Deve essere completata:

  • inserendo la partita Iva del contribuente titolare del rimborso,
  • scegliendo dall’elenco a tendina “Paese di rimborso” lo Stato al quale si vuole indirizzare la domanda (es. Austria; Francia; etc.),
  • indicando l’anno per il quale si richiede il rimborso (es. 2021) ed il periodo di rimborso (es. trimestrale, semestrale, annuale);
  • indicando nei casi in cui non si operi per sé o in qualità di mero delegato, in che qualità si sta compilando la richiesta di rimborso e quindi scegliendo dall’elenco a tendina “codice carica” il ruolo giuridico ricoperto (es. rappresentante di minore, curatore fallimentare, erede, etc.).
Questi dati non possono più essere modificati.

Compilata la schermata, e cliccato il pulsante “crea”, si accede alla compilazione dei quadri successivi.

Quadro “Richiedente”

Nel quadro vengono riportati automaticamente i dati relativi al nome e cognome/denominazione, all’indirizzo e alla partita IVA del contribuente.

Viene quindi richiesta l’indicazione:

  • del numero di telefono (facoltativo);
  • dell’indirizzo di posta elettronica a cui sarà possibile ricevere le notifiche degli atti riguardanti la richiesta di rimborso (è consigliabile l’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata).

Quadro “Rappresentante”

Nel quadro vengono riportati automaticamente i dati relativi a nome, cognome, indirizzo e partita IVA del rappresentante. Deve altresì essere data indicazione di:

  • un recapito telefonico (facoltativo);
  • di un indirizzo e-mail.
Nel caso in cui le informazioni anagrafiche di richiedente e rappresentate dovessero risultare errate è necessario rivolgersi all’Ufficio dell’Agenzia delle Entrate competente in base al proprio domicilio fiscale. Gli unici dati modificabili in questi due quadri sono infatti quelli relativi a numero di telefono e indirizzo e-mail.

Quadro “Conto corrente”

In questo quadro deve essere data indicazione degli estremi del conto corrente su cui si vuole ricevere l’accredito:

  • nominativo del titolare;
  • codice IBAN;
  • codice BIC.

Quadro “Attività”

Deve essere fornita la descrizione dell’attività economica svolta utilizzando i codici NACE. L’individuazione di tali codici NACE è resa agevole grazie ad un apposito menù a tendina (listing-box). Nel caso in cui il contribuente dovesse svolgere più attività economiche, devono essere indicate tutte. Eventuali errori nella selezione dei codici possono esser rimossi utilizzando la funzione “seleziona e rimuovi”.

Quadro “Fatture”

Nel quadro fatture devono essere inseriti i dati delle fatture.

Nella prima sezione del quadro viene chiesto di inserire tutte le informazioni utili all’individuazione dell’operazione di acquisto e del fornitore:

  • “Numero di riferimento”: numero della fattura (o nota di credito);
  • “Data di rilascio”: data di emissione della fattura (o nota di credito) utilizzando il formato GG/MM/AAAA;
  • “Nome e Cognome/Denominazione” – “Indirizzo” del soggetto che ha emesso la fattura/nota di credito;
  • “Paese”: Stato di stabilimento del soggetto emittente la fattura/nota di credito;
  • “Telefono”: se conosciuto numero di telefono del fornitore;
  • “Partita IVA” – “Partita IVA rilasciata da”: numero di partita IVA del fornitore e paese di rilascio;
  • “Tax Reference Number” – “Tax Reference Number rilasciato da”: trattasi del codice fiscale e tale campo (alternativo rispetto al precedente) deve essere compilato quando il Paese di destinazione dell’istanza di rimborso è la Germania. Accade infatti che la Germania, al verificarsi di determinate condizioni, rilasci agli operatori economici il codice fiscale in luogo della partita IVA.

Nella seconda sezione del quadro deve essere indicata una breve descrizione dei beni che sono oggetto della fattura:

  • utilizzando i codici presenti nel menù a tendina;
  • utilizzando il codice “10 – altre tipologie di beni” ed aggiungendo una descrizione nella lingua del Paese a cui si chiede il rimborso nel caso in cui gli altri codici non fossero sufficientemente rappresentativi.

Selezionato il codice deve essere cliccato il tasto “seleziona e aggiungi”.

Eventuali errori possono essere corretti con la funzione “seleziona e rimuovi”.

Devono essere quindi indicati i dati contabili:

  • l’importo imponibile della fattura;
  • l’importo dell’imposta (preceduto al segno meno se trattasi di nota di credito);
  • la percentuale di detrazione dell’imposta;
  • l’importo detraibile (preceduto al segno meno se trattasi di nota di credito).

Se si tratta di fattura semplificata deve essere barrata l’apposita casella all’inizio del quadro.

Si può quindi procedere al salvataggio dei dati confermando il quadro.

Successivamente con la funzione:

  • “apri”: potrà essere modificata una fattura già inserita ovvero potranno essere semplicemente visualizzati i dati relativi;
  • “elimina”: potrà essere eliminata una fattura;
  • “nuova”: potrà essere inserita una nuova fattura.

Nel caso in cui l’IVA oggetto di rimborso sia riferita a documenti d’importazione la compilazione di questo quadro non è obbligatoria e può essere omessa utilizzando la funzione “salta fatture”.

Quadro “Importazioni”

Nel quadro “Importazioni” devono essere indicati i documenti di importazione che legittimano la richiesta di rimborso.

Nella prima sezione del quadro devono essere indicati:

  • “Numero di riferimento” – “Informazioni di riferimento”: numero del documento d’importazione ovvero informazioni di riferimento;
  • “Data di rilascio”: data di emissione del documento di importazione utilizzando il formato GG/MM/AAAA;
  • “Nome e Cognome/Denominazione” – “Indirizzo” del soggetto che ha emesso il documento;
  • “Paese” del soggetto emittente il documento di importazione;
  • “Telefono”: se conosciuto, deve essere indicato il numero di telefono del soggetto che ha emesso il documento.

Nella seconda sezione del quadro devono essere indicate, con le stesse modalità già viste per il “Quadro fatture”, le informazioni relative ai beni oggetto di acquisto e ai dati contabili.

Nel caso in cui l’IVA oggetto di rimborso non sia riferita ad importazioni la compilazione di questo quadro non è obbligatoria e può essere omessa utilizzando la funzione “salta importazioni”.

Quadro “Allegati”

Se richiesto dallo Stato di rimborso, in tale quadro devono essere allegate le copie di fatture e/o documenti di importazione.

Devono quindi essere verificate le preferenze espresse dallo Stato membro di rimborso e:

  • se richiesto di allegare documenti: i file da allegare devono avere formato pdf, jpeg, tiff, zip;
  • se non richiesto di allegare documenti: scegliere la funzione “salta allegati”.

Quadro “autocertificazioni”

Nel quadro “autocertificazioni” deve essere certificato il possesso delle condizioni necessarie per poter essere legittimato a richiedere il rimborso (es. che i beni e servizi presenti in tale richiesta di rimborso siano stati acquistati in qualità di soggetto passivo; di non essersi avvalso del regime dei contribuenti minimi; di non essersi avvalso del regime speciale per i produttori agricoli; etc).

Le informazioni che devono essere autocertificate sono raggruppate in tre categorie e, per procedere nella compilazione della richiesta di rimborso, l’utente deve barrare tutte le caselle.

Quadro “Riepilogo”

In questo quadro sono riepilogati in modo sintetico di dati inseriti nella richiesta di rimborso; verificata la correttezza degli stessi di può procedere con la validazione della richiesta compilata. Terminata la validazione si può quindi procedere con l’invio attraverso la funzione “Invia”. nTutte le richieste di rimborso compilate dall’utente sono visibili nel pannello “Lista delle richieste di rimborso” e sono identificabili dai seguenti elementi: Partita IVA, Paese di rimborso, Anno e Periodo.

Per ciascuna richiesta di rimborso dalla lista è visibile il relativo stato:

  • Inserimento: L’utente sta inserendo la richiesta di rimborso. La compilazione della domanda non è terminata.
  • Validata: L’utente ha terminato l’inserimento di tutti i dati della richiesta di rimborso ed ha provveduto alla validazione della stessa senza inviarla.
  • Richiesta di invio: L’utente ha provveduto ad inviare la richiesta di rimborso all’Agenzia delle entrate per il successivo invio, previo esito positivo del controllo, allo Stato di rimborso. Il contribuente è avvisato del buon esito dell’invio con ricevuta.
  • Pronta per l’invio: L’istanza di rimborso è stata accettata dall’Agenzia delle entrate (il controllo ha avuto esito positivo). Il contribuente è avvisato del buon esito dell’invio con ricevuta.
  • Rifiutata dal COP: L’istanza di rimborso è stata rifiutata dall’Agenzia delle entrate (il controllo ha avuto esito negativo). Il contribuente è avvisato del rifiuto all’invio con ricevuta.
  • Inviata: L’istanza di rimborso è stata inviata allo stato membro di rimborso.
  • Ricevuta Stato: L’istanza è stata presa in carico dallo Stato membro di rimborso.
  • Notifica ricevuta Stato: Il contribuente è stato avvisato della presa in carico con ricevuta.
  • Presa decisione Stato: Lo Stato del rimborso ha deciso sulla spettanza o meno del rimborso richiesto.
  • Notifica decisione Stato: Al contribuente è stata inviata la decisione dello Stato membro di rimborso.

Le preferenze espresse dagli Stati membri

La verifica delle preferenze espresse dagli Stati membri in termini di:

  • utilizzo di subcodici da inserire nella richiesta di rimborso per la descrizione dei beni indicati in fattura;
  • documenti da allegare;
  • codici NACE da utilizzare per la descrizione dell’attività esercitata;
  • lingue da utilizzare per le informazioni da indicare;
  • periodo di riferimento della richiesta di rimborso;
  • presentazione della richiesta da parte di terzi.

può essere eseguita facendo riferimento alla tabella resa disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate nella sezione “Richiesta di rimborso da soggetti italiani per l’Iva versata in un altro Stato UE” ( “Tabella contenente le preferenze espresse dal singolo Stato comunitario” – pdf).

L’iter della richiesta

RICHIESTA DI INFORMAZIONI

Per ottenere informazioni sullo stato della richiesta ci si deve rivolgere alle amministrazioni fiscali estere i cui riferimenti sono riportati nell’elenco reso disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate nella sezione “Richiesta di rimborso da soggetti italiani per l’Iva versata in un altro Stato UE”.

TEMPI PER LA NOTIFICA DELLA DECISIONE

Lo Stato membro di rimborso deve notificare al richiedente, senza indugio e con mezzi elettronici, la data in cui gli è pervenuta la richiesta.

Entro 4 mesi dalla ricezione della richiesta lo Stato membro di rimborso deve notificare al richiedente la propria decisione.

RICHIESTA DI INFORMAZIONI AGGIUNTIVE

Se lo Stato membro di rimborso ritiene di non avere tutte le informazioni pertinenti su cui basare la decisione può, sempre entro 4 mesi dalla ricezione della richiesta, formulare richiesta di informazioni aggiuntive.

Il soggetto passivo deve fornire le informazioni entro un mese dal ricevimento della richiesta; entro i successivi due mesi lo Stato membro di rimborso deve notificare la propria decisione.

In caso di richiesta di ulteriori informazioni aggiuntive, lo Stato membro notifica la propria decisione entro 8 mesi dal ricevimento della richiesta di rimborso.

TERMINE DI RIMBORSO

Il rimborso dell’importo approvato deve avvenire al più tardi entro i 10 giorni lavorativi successivi al termine della notifica della decisione.

Interessi

Se il rimborso avviene oltre il termine deve essere riconosciuto un interesse calcolato:

  • dal giorno successivo a quello del termine di rimborso e fino al giorno in cui il rimborso è stato effettivamente pagato;
  • al tasso di interesse previsto per i rimborsi IVA ai soggetti passivi stabiliti nello Stato membro di rimborso. Se la legislazione nazionale dello Stato membro di rimborso non dovesse prevedere interessi sui rimborsi, il tasso a cui fare riferimento è quello previsto dalla legislazione nazionale dello Stato membro in caso di ritardato pagamento dell’IVA da parte dei soggetti passivi.

Istanza correttiva

Successivamente all’inoltro dell’istanza può essere presentata un’istanza correttiva dei dati inseriti nella richiesta di rimborso originaria.

Con l’istanza correttiva:

  • è possibile variare tutti i dati della precedente richiesta ad eccezione del Paese di rimborso, del codice carica e del periodo d’imposta;
  • il numero delle fatture e dei documenti di importazione inseriti nella richiesta di rimborso possono essere ridotti, ma non è assolutamente possibile inerire nuove fatture o nuovi documenti di importazione.

Nel caso in cui il contribuente si accorga di aver omesso di inserire uno o più documenti:

  • se l’omissione è relativa ad una richiesta trimestrale: può essere presentata una richiesta annuale (FAQ n. 26);
  • se l’omissione è relativa ad una richiesta annuale: l’omissione non può essere sanata.
FAQ pubblicate sul sito dell’Agenzia delle Entrate
nella sezione dedicata all’adempimento – Risposta n. 26
D. Se l’utente ravvisi la necessità di inserire delle fatture che ha dimenticato di includere, come può procedere?

R. Se il contribuente dovesse ravvisare tale necessità deve necessariamente presentare una nuova richiesta di rimborso, necessariamente annuale, entro il 30 settembre dell’anno solare successivo al periodo di riferimento.
FAQ pubblicate sul sito dell’Agenzia delle Entrate
nella sezione dedicata all’adempimento – Risposta n. 27
D. Se l’utente ha già presentato una istanza di rimborso annuale e si trovi nella necessità di presentarne una nuova per ottenere il rimborso di fatture che non ha indicato in una richiesta precedente, può comunque presentare una seconda richiesta annuale relativa allo stesso periodo d’imposta?

R. In questa ipotesi l’utente non può presentare una seconda richiesta di rimborso in quanto le regole internazionali non contemplano questa possibilità.

Fonte Seac spa