Conservazione dei documenti delle operazioni con l’estero

di Arcuri Elisabetta

Dal 1° luglio 2022 è operativa la nuova modalità di invio all’Agenzia delle Entrate dei dati delle operazioni con/da soggetti non residenti, c.d. “esterometro”, consistente nell’invio puntuale tramite SdI delle singole operazioni effettuate/ricevute utilizzando il formato della fattura elettronica.
Per quanto concerne le modalità di conservazione delle fatture relative alle operazioni transfrontaliere, l’Agenzia delle Entrate ha specificato che l’emissione della fattura in formato elettronico a un soggetto estero tramite SdI, richiede la conservazione in modalità elettronica.

La disciplina generale

I soggetti passivi tenuti all’emissione della fattura elettronica hanno l’obbligo di inviare telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati delle:

  • cessioni di beni;
  • prestazioni di servizi;

effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti in Italia.
Fanno eccezione le operazioni documentate da documento doganale per le quali è stata emessa/ricevuta fattura elettronica e, a seguito delle novità introdotte dal D.L. n. 73/2022, c.d. Decreto Semplificazioni, le operazioni di acquisti di beni o prestazioni di servizi territorialmente non rilevanti ai fini IVA in Italia, ai sensi degli artt. da 7 a 7-octies, D.P.R. n. 633/1972, di importo non superiore a € 5.000 (prendendo in considerazione la singola operazione).

Conservazione dei documenti: i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate

Con Circolare n. 26/2022, l’Agenzia delle Entrate ha fornito alcuni chiarimenti in merito alla corretta conservazione dei dati in esame, distinguendo a seconda che sia:

  • emessa o meno fattura elettronica verso soggetti esteri;
  • ricevuta o meno fattura elettronica da soggetti esteri.

Sulla base di quanto disposto dall’art. 39, comma 3, D.P.R. n. 633/1972:

  • le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica (il processo di conservazione va effettuato al più tardi entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi);
  • le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate sia in formato elettronico sia in formato cartaceo.

OPERAZIONI ATTIVE

Per le operazioni attive  l’operatore può:

  • emettere fattura elettronica tramite SdI indicando nel campo:
    • Codice destinatario il codice comunicato dal cliente;
    • Codice paese del cessionario / committente un valore diverso da IT.

In tal caso, l’obbligo dell’esterometro è assolto e la fattura va conservata in modalità elettronica applicando le disposizioni di cui al secondo periodo dell’art. 39, comma 3, D.P.R. n. 633/1972;

  • emettere fattura cartacea adempiendo all’obbligo dell’esterometro, come previsto dal Provvedimento 30 aprile 2018, indicando nel campo:
    • Codice destinatario “XXXXXXX”;
    • Codice paese del cessionario / committente un valore diverso da IT.

Il file, in tali casi, non è recapitato da SdI al cessionario / committente.

Per tale documento, che non è una fattura elettronica, sussiste, in ogni caso, l‘obbligo di conservazione (elettronica o analogica).

OPERAZIONI PASSIVE

Con riferimento agli acquisti di beni / servizi, se l’autofattura da parte dell’acquirente / committente italiano è effettuata:

  • soltanto tramite SdI utilizzando i Tipo documento TD17 e TD19, la fattura va conservata in modalità elettronica;
  • tramite un documento cartaceo, il documento, per il quale sussiste comunque l’obbligo di conservazione, può essere conservato elettronicamente o analogicamente.

L’integrazione tramite SdI delle fatture ricevute da soggetti esteri per mezzo di altro canale non esclude la loro conservazione in forma analogica o elettronica.

In caso di utilizzo del servizio di conservazione messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, per tutti i documenti informatici transitati via SdI, gli obblighi di conservazione sono automaticamente rispettati.

Ulteriori documenti da conservare

I soggetti che intendono conservare elettronicamente le fatture con l’estero sono tenuti a conservare, in aggiunta, la fattura originale ricevuta/emessa extra SdI.
L’obbligo di conservazione elettronica si considera assolto qualora al file xml sia allegato il pdf della fattura inviata al cliente estero. Ciò vale anche per gli acquisti, qualora al Tipo documento TD17 / TD18 / TD19 sia allegata la fattura del fornitore estero.
Oltre all’obbligo di conservazione della fattura originale (cartacea, analogica / dematerializzata), i file xml creati per adempiere all’esterometro, in quanto documenti fiscalmente rilevanti, devono essere conservati elettronicamente.

Fonte Seac spa