L’operatore economico autorizzato (AEO) – Requisiti e modalità per l’ottenimento della certificazione

L’AEO (Operatore economico autorizzato) è un operatore economico che è considerato affidabile per quanto riguarda le operazioni doganali svolte, ed è pertanto autorizzato a usufruire di determinati benefici in tutto il territorio dell’UE (articolo 5 del regolamento (UE) 952/2013, c.d. codice doganale dell’Unione – CDU). L’autorizzazione AEO rappresenta uno strumento fondamentale per rendere più sicura la supply chain, introducendo un significativo indice di compliance doganale da parte dell’operatore economico. Inoltre, il nuovo codice doganale dell’Unione ha rafforzato la figura dell’AEO, rendendola centrale per poter fruire di importanti agevolazioni doganali, tra cui, ad esempio, la minore incidenza dei controlli all’atto dello sdoganamento e la riduzione della garanzia globale per debiti già sorti.

di Michele Siconolfi – Dottore Commercialista e Revisore Legale in Roma

L’articolo 38 del CDU prevede due tipi di autorizzazione:

  • l ‘operatore economico autorizzato nel settore della semplificazione doganale (AEO Customs – AEOC), che consente al titolare di beneficiare di alcune semplificazioni previste ai sensi della normativa doganale;
  • l’operatore economico autorizzato nel settore della sicurezza (AEO Security – AEOS), che conferisce al titolare il diritto di ottenere agevolazioni attinenti alla sicurezza.

I due tipi di autorizzazione, AEOC e AEOS, sono cumulabili . In questo caso l’operatore è tenuto a soddisfare i rispettivi criteri e fruisce dei vantaggi relativi a entrambi (AEO Full – AEOF).

Soggetti che possono diventare AEO

L’articolo 38 del CDU stabilisce altresì che può presentare domanda per ottenere lo status di AEO ciascun operatore economico che è stabilito nel territorio doganale dell’Unione e che soddisfa i criteri di cui all’articolo 39 del CDU.

Per “operatore economico” si intende una persona che, nel quadro delle sue attività, interviene in un’attività contemplata dalla normativa doganale (articolo 5, punto 5, del CDU).

Per poter richiedere lo status AEO, l’operatore economico deve svolgere uno o più dei seguenti ruoli nella catena di approvvigionamento internazionale:

  • produttore;
  • importatore;
  • esportatore;
  • trasportatore;
  • depositario e altro operatore di strutture di deposito;
  • spedizioniere.
Un operatore economico si considera stabilito nel territorio doganale dell’Unione se:

– vi ha la residenza abituale (se persona fisica);
– vi ha la propria sede statutaria, l’amministrazione centrale o una stabile organizzazione (ossia una sede fissa d’affari in cui sono presenti in modo permanente le necessarie risorse umane e tecniche e attraverso la quale vengono espletate in tutto o in parte le operazioni doganali di una persona.

Requisiti per diventare AEO

In base all’articolo 39 del CDU, lo status di AEO può essere concesso a qualsiasi operatore economico che soddisfa una serie di requisiti, alcuni comuni a tutte le autorizzazioni e altri specifici per gli AEOC o AEOS.

CONFORMITÀ ALLA NORMATIVA DOGANALE E FISCALE

Il criterio è soddisfatto se, nel corso degli ultimi tre anni, non sono state commesse violazioni gravi o ripetute della normativa doganale e fiscale e il richiedente non ha avuto precedenti di reati gravi in relazione alla sua attività economica (articolo 39, lettera a) del CDU).

Tale criterio si considera soddisfatto con riferimento alle seguenti persone:

  • il richiedente;
  • il dipendente o i dipendenti responsabili delle questioni doganali del richiedente;
  • la persona o le persone responsabili del richiedente o che esercitano il controllo sulla sua gestione.

Il criterio relativo alla conformità alla normativa doganale e fiscale è considerato soddisfatto se:

  • non è stata adottata alcuna decisione da parte di un’autorità amministrativa o giudiziaria che concluda che una delle persone di cui sopra ha commesso, nel corso degli ultimi tre anni, violazioni gravi o ripetute della normativa doganale o fiscale in relazione alla propria attività economica;
  • nessuna delle persone di cui sopra ha precedenti di reati gravi in relazione alla propria attività economica compresa, se del caso, l’attività economica del richiedente.
Se la persona (o le persone) responsabile del richiedente o che esercita il controllo sulla sua gestione è stabilita o ha la propria residenza in un paese terzo, l’autorità doganale competente a prendere la decisione valuta il rispetto di tale criterio sulla base delle scritture e delle informazioni disponibili (articolo 1 del regolamento (UE) 18 novembre 2020 n. 1727).

ALTO LIVELLO DI CONTROLLO SULLE SUE OPERAZIONI E SUL FLUSSO DI MERCI

Ai sensi dell’articolo 39, lettera b) del CDU, al fine di verificare la sussistenza di tale criterio, le autorità doganali controllano:

  • l’esistenza di una traccia di audit nelle scritture, ossia di un processo o un esempio di riferimenti incrociati tra ogni registrazione contabile e la sua fonte che agevoli il controllo della correttezza. Una traccia di audit completa consente di seguire lo sviluppo delle attività operative del richiedente relative al flusso di spedizioni, alle merci e ai prodotti che entrano, sono trasformati e lasciano i locali dell’azienda;
  • che il sistema informatico sia ragionevolmente protetto contro intrusioni e manipolazioni e anche che i momenti più rilevanti della storia dell’impresa siano inseriti nel sistema in modo da poter, se necessario, monitorare i cambiamenti.

COMPROVATA SOLVIBILITÀ FINANZIARIA

Un AEO deve trovarsi in una situazione finanziaria sana, che gli consente di adempiere ai propri impegni (articolo 39. lettera c) del CDU).

A tal fine, sono valutati i seguenti elementi:

  • il richiedente non è oggetto di una procedura fallimentare;
  • nei tre anni precedenti la presentazione della domanda ha ottemperato ai propri obblighi finanziari per quanto riguarda il pagamento dei dazi doganali e di qualsiasi altro diritto, imposta o tassa riscossi per o in relazione all’importazione o all’esportazione di merci;
  • dimostra, sulla base dei fascicoli e delle informazioni disponibili per i tre anni che precedono la presentazione della domanda, di disporre di sufficiente capacità finanziaria per ottemperare agli obblighi che gli incombono e adempiere ai propri impegni tenuto conto del tipo e del volume di attività commerciale.

STANDARD PRATICI DI COMPETENZA O QUALIFICHE PROFESSIONALI

L’articolo 39, lettera d) del CDU stabilisce, inoltre, un ulteriore criterio unicamente per l’autorizzazione AEOC, relativo all’esistenza di standard pratici di competenza o di qualifiche professionali direttamente connesse all’attività svolta.

Il criterio si considera rispettato se il richiedente o la persona responsabile delle questioni doganali del richiedente:

  • rispetta uno degli standard pratici di competenza (es. esperienza pratica comprovata di almeno tre anni in materia doganale);
  • ha completato con profitto una formazione riguardante la legislazione doganale, coerente e pertinente in rapporto al suo coinvolgimento in attività connesse al settore doganale, fornita da uno degli organismi previsti (ad esempio, l’autorità doganale di uno Stato membro).

STANDARD DI SICUREZZA

A norma dell’articolo 39, lettera e), del CDU, un AEOS (o un AEOF) deve soddisfare adeguati standard di sicurezza, che si considerano rispettati se il richiedente dimostra di disporre di misure idonee a garantire la sicurezza della catena internazionale di approvvigionamento anche per quanto riguarda l’integrità fisica e i controlli degli accessi, i processi logistici e le manipolazioni di specifici tipi di merci, il personale e l’individuazione dei partner commerciali.

In particolare, il richiedente:

  • provvede affinché gli edifici utilizzati, gli uffici, le zone di spedizione e di trasporto, le banchine di carico e altre strutture siano protette da intrusioni illecite, accessi non autorizzati, scambi di merci o manomissioni delle unità di carico; adotta, allo stesso fine, misure relative alla movimentazione delle merci;
  • adotta misure che consentono di individuare chiaramente i suoi partner commerciali e impone loro di garantire la sicurezza della parte di loro competenza nella catena di approvvigionamento internazionale;
  • effettua un’indagine di sicurezza presso i potenziali dipendenti che occuperanno posizioni sensibili sotto il profilo della sicurezza e svolge, periodicamente e quando ciò sia giustificato dalle circostanze, controlli sui precedenti dei dipendenti attuali che occupano tali posizioni.

Benefici riconosciuti agli AEO

Una volta ottenuta l’autorizzazione AEO, l’operatore economico può usufruire di diverse agevolazioni doganali. In particolare, la normativa doganale prevede semplificazioni/autorizzazioni che possono essere concesse solo a chi è AEOC o AEOF, come ad esempio la garanzia globale con importo ridotto per le obbligazioni doganali egli oneri esistenti, lo sdoganamento centralizzato, l’iscrizione nelle scritture del dichiarante con esonero dall’obbligo di presentazione delle merci ed anche un’autovalutazione.

Altre agevolazioni connesse all’ottenimento dello status di AEO possono essere:

  • possibilità per il rappresentante doganale di prestare servizi in uno Stato membro diverso da quello in cui è stabilito;
  • autorizzazione per ottenere una semplificazione relativa al valore in dogana delle merci;
  • possibilità di presentare una garanzia globale o essere esonerati dalla garanzia per le obbligazioni doganali e gli altri oneri che potrebbero sorgere;
  • autorizzazione ad utilizzare dichiarazioni doganali semplificate;
  • autorizzazione per l’iscrizione nelle scritture del dichiarante.

Se un AEO presenta una dichiarazione di custodia temporanea o una dichiarazione in dogana prima della presentazione delle merci e la spedizione è selezionata per il controllo doganale, l’ufficio doganale competente ne dà notifica all’AEO prima della presentazione delle merci in dogana.

In particolare, gli AEOS ricevono una notifica preventiva in caso di controlli doganali inerenti la sicurezza, mentre gli AEOC ricevono una notifica preventiva in caso di controlli in materia doganale.

Inoltre, sempre in termini di benefici derivanti dal riconoscimento dello status di AEO, un AEO è sottoposto in minor misura (dal 10 al 90 per cento) a controlli fisici e documentali rispetto ad altri operatori economici per quanto riguarda i controlli doganali, a seconda del tipo di autorizzazione concessa.

Tale beneficio è accordato direttamente in relazione al livello di affidabilità riconosciuto all’AEO a seguito della certificazione ed è sempre migliorabile all’esito dell’attività di monitoraggio dello status ottenuto.

Infine, se le spedizioni dichiarate da un AEO sono state selezionate per controlli fisici o documentali, tali controlli sono eseguiti in via prioritaria rispetto agli altri; allo stesso tempo, i controlli possono svolgersi in un luogo diverso da quello in cui le merci devono essere presentate in dogana.

Procedura di rilascio dell’autorizzazione AEO

L’operatore che intende diventare AEO deve presentare:

  • la domanda di autorizzazione AEO;
  • il questionario di autovalutazione (QAV), che si compone di sei sezioni: 1) informazioni sull’azienda; 2) osservanza degli obblighi doganali e fiscali; 3) sistema contabile e logistico; 4) solvibilità finanziaria; 5) standard pratici di competenza o qualifiche professionali; 6) requisiti di sicurezza.

Il procedimento ammnistrativo per il rilascio della certificazione AEO si compone di quattro fasi:

  • Fase di pre-audit: fase volta a verificare la sussistenza dei prerequisiti tecnici e giuridici per l’ottenimento dello status di AEO, la raccolta e l’analisi di informazioni, certificazioni e documenti forniti dalla Società,
  • Audit con l’Agenzia delle Dogane: fase consistente nella compilazione e presentazione dell’istanza AEO e del relativo questionario obbligatorio di autovalutazione; in questa fase, sono previsti accessi in azienda da parte dell’Agenzia delle dogane, in date concordate, al fine di verificare la veridicità di quanto attestato nel QAV;
  • Rilascio della certificazione AEO: l’Autorità doganale competente al rilascio dello status di AEO deve concludere l’iter entro 120 giorni a partire dalla data dall’accettazione della istanza. Tuttavia, qualora l’Autorità doganale non sia in grado di concludere l’iter in tale termine può disporre di ulteriori 60 giorni:
    • in caso positivo, l’esito si conclude con il rilascio di un numero di autorizzazione e con la possibilità di utilizzare il logo AEO. Se l’operatore ha fornito il proprio consenso, la ragione sociale e il numero AEO sono inseriti nel database dei soggetti certificati AEO gestito dalla Commissione europea;
    • qualora l’Autorità doganale ritenga probabile il rifiuto dello status AEO, deve comunicarne i motivi al richiedente, che ha trenta giorni per presentare le proprie osservazioni.
  • Monitoraggio e riesame: la certificazione AEO non ha scadenza, con la conseguenza che la Dogana effettua periodicamente controlli per valutare il permanere dei requisiti di affidabilità ed è onere dell’operatore AEO comunicare all’Agenzia delle Dogane ogni cambiamento significativo nelle proprie operazioni, in termini di processi, rischi e sistemi.

Il nuovo progetto AEO++

Nel mese di novembre 2020, l’Agenzia delle Dogane ha presentato il nuovo progetto AEO++. Tale progetto ambisce a istituire una “corsia preferenziale” per l’acquisizione dello status AEO a beneficio degli operatori che già operano in compliance con la Pubblica Amministrazione, garantendo maggiore speditezza nel processo autorizzativo AEO grazie alla valorizzazione, in sede di rilascio dell’autorizzazione stessa, di certificazioni e attestazioni già riconosciute dal nostro ordinamento.

Tra le certificazioni che vengono richieste per il rilascio di tale certificazione vi sono il Tax Control Framework e la Cooperative compliance in materia fiscale, l’attività di certificazione dei bilanci svolte nel contesto della revisione legale dei conti, le certificazioni ISO e il modello di cui al D.Lgs. n. 231/2001.

I potenziali beneficiari dell’AEO++ sono stati individuati nei grossi operatori del mercato tra cui: società quotate, grandi operatori dell’e-commerce, operatori della logistica e multinazionali.

Fonte Seac spa