Lo strumento dei costi standard nella contabilità analitica

I costi standard rientrano tra gli strumenti tradizionali della contabilità analitica ma vengono utilizzati quasi esclusivamente dalle aziende di dimensioni medio grandi in quanto ritenuti di difficile gestione dalle realtà minori. Si ritiene invece, che i costi standard possano essere utilizzati da qualsiasi realtà aziendale, oltre che per la loro indubbia efficacia, anche per ridurre i costi della gestione contabile.
In un periodo di crisi economica, come l’attuale infatti, l’esigenza di ridurre il più possibile i costi amministrativi senza tuttavia perdere i benefici informativi, induce a rivedere, tra gli altri, i sistemi tradizionali di controllo di gestione.

di Toccoli Giuseppe

Premessa

All’interno dei sistemi di contabilità direzionale, la contabilità dei costi riveste un ruolo primario. La conoscenza della dinamica dei costi è essenziale non solo per la corretta determinazione dei prezzi, ma anche per il controllo dell’efficienza dei processi produttivi e più in generale del corretto dimensionamento delle strutture aziendali. 

La contabilizzazione dei costi viene normalmente effettuata a consuntivo a seguito di accertamento e rilevazione periodica. I costi però possono essere predeterminati (costi standard) e controllati solo saltuariamente nel corso dell’esercizio. Questa tecnica contabile e organizzativa consente di velocizzare di molto la tempistica di redazione del reporting periodico e, nel contempo, consente di fornire uno strumento manageriale di controllo.

I costi standard

I costi standard sono costi preventivi, ipotetici e parametrici che vengono costruiti in sede di budget e successivamente confrontati con i costi effettivi.

Sono costi preventivi in quanto vengono calcolati prima che abbia svolgimento l’attività a cui si riferiscono e vengono quindi di norma predisposti in sede di budget;

Sono costi ipotetici, in quanto sono definiti con riferimento a determinate ipotesi di andamento della produzione.

Sono costi parametrici, in quanto vengono utilizzati come unità di misura convenzionale per la misura dell’efficienza aziendale.

In estrema sintesi, si può affermare che i costi standard rappresentano i costi che l’azienda sosterrebbe se si avverassero tutte le condizioni ipotizzate per il loro calcolo (le cosiddette assumptions di budget).

I costi standard rappresentano dei costi-obiettivo in quanto esprimono il livello di costi che l’azienda dovrebbe sostenere per operare in condizioni di efficienza.

Il calcolo dei costi standard, in generale, ha per scopo il controllo dei costi e la loro riduzione attraverso la costruzione di “modelli di efficienza”, in quanto i costi standard indicano il costo di produzione di un determinato prodotto/servizio riferito a determinati livelli di efficienza presi a base per la costruzione degli standard stessi.

I costi standard vengono dunque utilizzati sostanzialmente per:

  • valorizzare in termini monetari le quantità previste a budget;
  • rappresentare un parametro di confronto per valutare i costi sostenuti a consuntivo nella fase di analisi degli scostamenti.

I costi standard più importanti e più usati nel controllo di gestione sono riferiti a:

  • determinazione del costo preventivo delle materie prime che compongono un prodotto (costi standard di prodotto);
  • determinazione del costo preventivo del tempo di manodopera, di solito calcolata in ore (costi standard del personale); 
  • determinazione dei costi indiretti.

I costi standard di prodotto ed i costi standard del personale vanno usati congiuntamente per valorizzare il costo totale previsto del volume di produzione che si prevede di produrre nell’anno di budget.

Un sistema a costi standard funziona bene se, in fase di budget, il management ha correttamente ipotizzato il sistema migliore per produrre un determinato prodotto o per svolgere un determinato servizio.

Il costo standard di prodotto

Il costo standard maggiormente conosciuto è quello del prodotto che ha come punto di partenza la cosiddetta “distinta base”.

La distinta base elenca tutti i materiali elementari e le relative quantità (cioè gli “standard fisici unitari”) necessarie alla realizzazione di un’unità del prodotto o di un lotto di produzione. Per determinare l’effettiva quantità di materia prima da utilizzare per unità di prodotto è inoltre necessario tenere conto degli sfridi e degli scarti di produzione.

Questa operazione, ripetuta per tutti i materiali contenuti nel prodotto, determina la distinta base fisica dell’unità di prodotto. Per determinare il costo standard dell’unità di prodotto è necessario valorizzare le quantità fisiche al costo previsto di acquisizione, cioè al costo a cui si prevede di pagare mediamente nel periodo di budget le materie prime che verranno acquistate. Tale costo deve essere quello che si prevede verrà effettivamente pagato, cioè al netto di sconti ed abbuoni che si prevedono di ottenere. Inoltre, se assumono rilevanza, devono essere aggiunti eventuali oneri aggiuntivi (quali ad esempio sovrapprezzi per il trasporto delle merci).

Una volta determinata l’incidenza della materia prima, al fine di ottenere il costo standard del prodotto si devono sommare tutte le altre componenti utilizzate, dai servizi alla mano d’opera.

La somma di tutti i componenti del prodotto, valorizzati a standard, danno luogo al costo standard di prodotto (o più precisamente al costo standard per unità di prodotto).

Di seguito si riporta un esempio della scheda del costo standard per unità di prodotto:

Il costo standard del lavoro

Il costo standard del personale è rappresentato dal costo unitario del lavoro nell’unità di tempo. Si parlerà così di costo standard orario o costo standard giornaliero in relazione al grado di dettaglio prescelto. Di solito, ai fini della contabilità direzionale, è opportuno pervenire alla determinazione almeno di un costo standard giornaliero, mentre la norma per le imprese di produzione industriale è il costo standard orario di prodotto.

Il processo, per la determinazione del costo del lavoro standard unitario, prende in considerazione due valori di base:

  • l’ammontare del costo del personale totale previsto, comprensivo di tutti gli oneri accessori e degli accantonamenti di legge;
  • l’ammontare complessivo delle ore (o giorni) lavorate previste.

Il costo totale annuo previsto deriva dalla sommatoria di tutte le voci che compongono il costo del lavoro.

La stima delle ore lavorate previste viene fatta partendo dalle ore lavorative teoriche previste nell’anno di budget, sottraendo le ore non lavorate derivanti da ferie festività e assenteismo e maggiorandole delle eventuali ore straordinarie.

A seconda delle esigenze informative del sistema di controllo di gestione, il costo standard del lavoro verrà determinato singolarmente per diverse categorie di lavoratori.

Ad esempio: potrebbe essere opportuno pervenire alla determinazione di costi standard orari coerentemente con la seguente suddivisione:

  • dirigenti
  • quadri
  • impiegati
  • operai specializzati
  • operai

In alternativa si potrebbe rilevare il costo standard per livello retributivo o per aggregazioni di livelli retributivi omogenei.

Il numero di livelli aziendali nei quali stratificare i costi standard dovrà ben rappresentare la realtà retributiva aziendale tenendo conto sia del numero dei dipendenti che della differenza retributiva rispetto alla media aziendale.

Quando si scelgono le categorie a cui verrà attribuito un costo standard si deve quindi tener conto della rappresentatività delle stesse evitando di cadere in un eccesso di dettaglio. La categoria deve essere sufficientemente rappresentativa di un gruppo omogeneo di lavoratori e non deve risentire delle variazioni di costo legate ai singoli lavoratori.

Di seguito si riporta un esempio di determinazione del costo standard orario per livello retributivo:

Nell’esempio, vengono definiti i costi orari standard e le ipotesi di ore lavorate nel periodo di budget. Il costo totale a budget deriva dalla moltiplicazione del costo standard orario per le ore lavorate. Il costo orario totale è dato dalla media ponderata dei costi orari e si ottiene dividendo il costo totale stimato con le ore totali di budget.

Chi controlla una commessa, la sua efficienza e la sua redditività deve confrontarsi con il fatto oggettivo che un’ora di un operaio di un determinato livello ha un determinato costo aziendale e non deve essere condizionato da qualche singolo fatto contingente. Ad esempio, l’operaio “Pippo” che ha un costo orario elevato in quanto infortunato non dovrebbe condizionare in misura significativa il costo standard e ciò può avvenire solamente se il numero di persone che formano il gruppo in cui appartiene è numeroso.

Il vantaggio dell’utilizzo dei costi standard del personale è quindi evidente:

  • in primo luogo, una volta determinati, non devono più essere rielaborati
  • secondariamente, i responsabili si concentreranno solamente sulle ore lavorate non sulle variabilità del costo stesso.

Infine, l’eventuale variabilità del costo effettivo rispetto al costo standard sarà responsabilità del direttore del personale che controllerà periodicamente il costo del lavoro. Eventuali efficienze o inefficienze dovute al maggiore o minore assenteismo (oppure ad altre variabili) verranno ricondotte alla responsabilità aziendale del personale e non condizioneranno i risultati dei singoli reparti.

I costi indiretti standard

Tutte le attività di direzione, di amministrazione e di supporto in generale, sono slegate dall’evoluzione delle attività produttive e commerciali. Queste attività generano dei costi che di norma sono ripetitivi e legati a contratti di durata minima annuale. A titolo di esempio, si riportano alcuni dei principali costi di struttura: Utenze, costi di pulizia, oneri bancari, consulenze legali e fiscali, oneri assicurativi, spese postali e di cancelleria, canoni assistenza hardware e software, canoni di locazione, stipendi per il personale di direzione, amministrativo e di supporto, ecc.

In sede di budget iniziale, i costi annui possono essere previsti sulla base dei trend storici e integrati da eventuali incrementi e decrementi legati a ipotesi di variazioni contrattuali o organizzative della struttura. In presenza di realtà più complesse, si potranno anche creare dei budget flessibili sviluppando diverse ipotesi con conseguenti diverse valorizzazioni.

Con il budget pronto si può sviluppare un costo standard mensile dei costi di struttura da imputare mensilmente alle diverse aree.

In questo modo, da un lato si evitano inutili controlli dei costi di struttura mensili, e dall’altro si concentra l’attenzione dei responsabili verso le variabili più rilevanti.

A titolo di esempio si riporta una business unit che, a fronte dei ricavi conseguiti sostiene i costi dei materiali utilizzati e del costo del lavoro impiegato direttamente e valorizzato a standard. La differenza tra i ricavi e i costi diretti evidenzia il margine di contribuzione. Per ottenere l’utile lordo devono essere imputati i costi di struttura che essendo valorizzati a standard sono uguali nei singoli periodi.

Al termine del trimestre o del semestre, la direzione amministrativa verificherà gli eventuali scostamenti tra costo standard e costo effettivo.

I vantaggi e gli svantaggi dell’utilizzo dei costi standard in un’ottica

vantaggi derivanti dall’adozione di un sistema a costi standard sono diversi. Tra i principali, ricordiamo i seguenti:

  • In primo luogo, c’è un confronto continuo con le ipotesi di budget e non con i consuntivi degli anni precedenti. In un periodo come l’attuale, che evidenza molta discontinuità, avere come parametro di riferimento sempre e comunque il budget costituisce un indubbio vantaggio.
  • L’analisi degli scostamenti tra standard e consuntivo diventa essenziale per potersi concentrare sugli aspetti più rilevanti.
  • L’analisi e l’interpretazione degli scostamenti è più semplice e immediata soprattutto per quadri tecnici non amministrativi
  • Lo studio e l’esperienza che sono conseguenti all’adozione dei costi standard porta a un meccanismo di miglioramento dei costi

C’è un ulteriore vantaggio, al quale non viene data la giusta importanza, che riguarda l’efficientamento del processo gestionale e amministrativo con la conseguente riduzione di lavoro amministrativo e contabile.

Dopo aver consolidato il processo dei costi standard, le aziende possono monitorare il consuntivo con notevoli risparmi di tempo e facilitando anche i processi di interpretazione dei dati. Il meccanismo virtuoso è legato alla selettività delle variabili da controllare. Quando si vogliono controllare tutte le variabili aziendali, infatti, si aumenta il lavoro amministrativo e burocratico e si crea confusione nei soggetti responsabili delle singole aree. Al contrario, quando si selezionano le variabili più rilevanti, il costo del controllo si riduce e i responsabili aziendali possono concentrare il loro tempo solo sulle variabili effettivamente rilevanti e su quelle sulle quali possono effettivamente intervenire.

Vi sono molti esempi a riguardo. Tra i tanti riportiamo il caso del costo standard del lavoro, dei costi di struttura valorizzati a standard e dei costi marginali standard.

L’utilizzo dei costi standard ha però anche dei limiti dei quali si deve tener conto:

  • in presenza di produzione di beni e servizi numerosi e molto differenziati tra di loro, l’utilizzo dei costi standard diventa oggettivamente complicato e diseconomico;
  • in presenza di grandi variabilità di mercato (prezzi, vendite, ecc.) diventa difficoltoso fare delle previsioni e gli standard perdono di significato.
  • qualora non vi sia una struttura tecnico-amministrativa che padroneggi bene lo strumento dei costi standard, questo perde di significatività e diventa inutile;

Conclusioni

L’utilizzo dei costi standard, fino ad ora riservato solo alle aziende strutturate e di dimensioni medio-grandi, può essere esteso anche a realtà meno complesse e di dimensioni più ridotte. Oltre all’innegabile vantaggio di poter analizzare meglio gli scostamenti, la tecnica dei costi standard può ridurre gli oneri di gestione amministrativa.

L’unico aspetto delicato da considerare è la” barriera all’entrata” che rende difficile l’attivazione della nuova metodologia.

L’utilizzo dei costi standard, infatti, presuppone l’esistenza di una “cultura” di controllo di gestione già consolidata, in caso contrario sia le funzioni di supporto (in genere i quadri ammnistrativi) che la prima linea (direttori e responsabili) avrebbero a disposizione degli strumenti che non saprebbero utilizzare pienamente.

In caso quindi di un’azienda che non ha sistemi interni di controllo, oppure li ha ma molto grezzi, si consiglia di adottare in una prima fase metodologie tradizionali e solo successivamente passare all’adozione dei costi standard.

L’iter da seguire dovrebbe quindi prevedere inizialmente la consuntivazione periodica dei costi e ricavi per commessa/centro di costo. Successivamente, si dovrebbe strutturare il budget e iniziare ad analizzare gli scostamenti. Solamente quando la dimensione del controllo con il classico feed back (budget consuntivo analisi degli scostamenti) viene recepita ed utilizzata in modo compiuto all’interno dell’impresa, si può procedere con l’utilizzo dei costi standard. 

Fonte Seac spa